چه کنیم که اجرای OKR در استارتاپ واقعاً عملی شود؟ (قسمت اول)

اهداف و نتایج کلیدی ( OKR ) چهارچوبی برای تعریف و پیگیری اهداف و برآیند آن‌ها هستند. این سیستم اولین بار توسط «اندی گرو» هم بنیانگذار و مدیر عامل اینتل که به پدر OKR معروف است توسعه داده شد.

OKR ها شامل یک هدف (یک هدف کاملا مشخص) و یک یا چند نتیجه کلیدی (سنجه های خاصی برای پیگیری دستاوردهای این هدف) هستند. هدف OKR تعریف نحوه‌ی دستیابی به اهداف از طریق اقدامات عینی، مشخص و قابل اندازه‌گیری است. در واقع OKR تکنیکی است که برای مسئولیت‌پذیری طراحی شده است و با امتیازدهی همراه است.

اکنون بسیاری از شرکت‌ها مانند گوگل از کارکنانشان می‌خواهند اهداف اصلی‌شان و اقدامات قابل اندازه‌گیری (نتایج کلیدی) برای رسیدن به آن‌ها را مشخص کنند. سوایپلی هم یکی از این شرکت‌هاست.

سوایپلی (Swipely) (اکنون به برند Upserve تغییر یافته است) که یک پلتفرم مدیریت رستوران است در اجرای این سیستم موفقیت زیادی داشته است. تعداد کارمندان  این استارتاپ در سال ۲۰۱۳  از ۳۰ به ۸۰ رسید. اعضای تیم‌ها بیشتر شد و نقش‌های جدیدی با دستورالعمل‌های جدید تعریف شد. در مقابل چنین رشدی وضعیت شرکت حساس‌تر شد و در میانه‌ی این تغییرات، «انگوس دیویس» مدیرعامل شرکت متوجه شد که باید کاری کند که همه در قالب یک تیم جلو بروند.

او برای این منظور ابزار معروف OKR را انتخاب کرد اما می‌دانست که کافی نیست و باید بیشتر پیش برود؛ چرا که بعد از گذراندن تجربیاتی چون جوان‌ترین کارمند Netscape در سال ۱۹۹۶، حضور در لانچ کردن Mozilla و هم بنیانگذاری Tellme ، دیده بود که اجرای چیزی که واقعا تفاوت ایجاد کند چقدر سخت است.

به همین دلیل است که در سوایپلی، OKR چیزی بیش از یک سیستم تعیین هدف است. در این شرکت OKR مانند یک لایه ارتباطی عمل می‌کند که شرکت را یکپارچه نگه می‌دارد و همزمان ارتقا هم می‌دهد. در کوتاه‌مدت این اهداف و نتایج کلیدی برای فرهنگ این شرکت اساسی هستند و کمک کردند تا سوایپلی به فروش تحت مدیریت ۱ میلیارد دلار برسد.

این حجم فروش چطور اتفاق افتاد؟ دیویس می‌گوید همه چیز در اجرا نهفته بود. فقط به این دلیل که یک سیستم قبلا کاملا موفق بوده به این معنی نیست که مدلش برای همه مناسب باشد. باید مشخص کنید که OKR ها چگونه به کار شما می‌آید.

دمیدن روح در حروف اختصاری

معمولاً مردم از حروف اختصاری سازمانی بیزارند. برای گریز از این مساله سوایپلی OKR را از حالت صرفا اقدام خارج کرد و روحیه‌ی همکاری به آن بخشید.

دیویس می‌گوید: «واقعیت این بود که ما به یک سیستم نیاز داشتیم. درآمد ما افزایش یافته بود و تیم‌های زیادی داشتیم که برای رسیدن به موفقیت وابسته به یکدیگر بودند. بنابراین تصمیم گرفتیم به OKR به عنوان راهی برای ارتباط نگاه کنیم به طوری که منجر به شفافیت هدف شود.»

در سوایپلی، OKR ها ساخته شده‌اند از اهداف سطح بالا، توضیحی مفصل در مورد اهمیت این اهداف، خلاصه‌ای از چگونگی هماهنگی اهداف با مقاصد بزرگ‌تر افراد و شرکت، و سه تا پنج نتیجه کلیدی که برای رسیدن به آن اهداف به آن‌ها کمک خواهد کرد.

وقتی اهداف شخصی مستقیما و مشخصا به اهداف بزرگ‌تر شرکت مرتبط باشند الهام‌بخش‌تر و بلندنظرانه‌تر می‌شوند. این اهداف را در معرض دید همه قرار دهید تا همه ببینند که در صفحات همکارانشان چه می‌گذرد و کارمندان تصور نکنند که تنها هستند و فقط خودشان زحمت می‌کشند و کارشان صرفا برای تایید گرفتن از مدیر است. اینگونه OKR ها تبدیل به یک روش جدایی‌ناپذیر برای افراد خواهد شد  تا به دنبال ابتکار باشند یا به آسانی برآورد کنند که کجا می‌توانند به همکار خود کمک کنند.

دیویس می‌گوید: «داشتن اهداف عمومی سبب می‌شود تفکرات زیادی درباره‌ی چگونگی کمک خواستن از دیگران شکل بگیرد. اجرای OKR توسط سوایپلی همه‌اش مورد توجه قرار دادن همین مساله بود. عمومی کردن موضوعات نگرانی را کاهش می‌دهد و افراد را خلاق می‌کند؛ و این زمانی است که اتفاقات جالبی رخ می‌دهد.»

                                              انگوس دیویس مدیرعامل سوایپلی

بایدها

دیویس این حقیقت را می‌پذیرد که سیستم OKR سوایپلی متفاوت از سیستم گوگل است و همینطور متفاوت از اینتل و بقیه. اما تعدادی اصول کلیدی وجود دارد که هر سیستمی برای موثر بودن به آن‌ها نیاز دارد. همانطور که هر کلیسا و معبدی ممکن است تفاسیر متفاوتی داشته باشند اما فلسفه‌ی کلی همه یکی است.

همه‌ی سیستم‌های OKR با عملکرد بالا این مشترکات را دارند:

• توانایی پیگیری نتایج بر مبنای کمی را دارند. نتایج کلیدی اقدامات کلی یا خصوصی نیستند. آن‌ها همواره باید شامل اعدادی باشند که میزان رسیدن به دستاوردها را شفاف کند. برای مثال اگر هدف «مری» بهبود مهارت‌های فروش باشد یک نتیجه کلیدی می‌تواند این باشد که دو ساعت در هفته «جنیفر» را که یکی از موفق‌ترین‌های تیم است دنبال کند.
• طوری طراحی می‌شوند که افراد هر فصل و هر هفته و هر روز دنبالش کنند. این ثبات، تعیین هدف را تبدیل به یک عادت می‌کند و تفکر افراد در مورد کار و رویه‌ی کارهای روزمره را تغییر می‌دهد. همچنین مایل استون‌هایی تعیین می‌کند که بعد از هر کدام، شما وادار می‌شوید فکر کنید که چه باید بکنید و اهداف بزرگ‌تری را نشانه بگیرید.
• باید غلوآمیز باشند. دیویس می‌گوید: «اغلب افراد ۷۰% را امتیاز خوبی نمی‌دانند، اما برای OKR عالی است.» اهداف شما باید به اندازه‌ی کافی جاه‌طلبانه باشند تا شما را فراتر ببرند. وقتی همه این کار را بکنند مشخص خواهد شد که برای غلبه بر انتظارات واقعاً چه چیزی مورد نیاز است.

دیویس مثال زیر را برای راهنمایی کردن افراد در تعریف OKR هایشان می‌زند:

«پل»، یکی از اعضای تیم مهندسی سوایپلی

هدف: اضافه کردن ویژگی X برای افزایش تعامل.

تشریح: ویژگی X به صاحبان کسب و کار اجازه خواهد داد در هر جایی به سوایپلی دسترسی داشته باشند، تعامل و ارزش را افزایش می‌دهد، نرخ ریزش مشتری را کاهش می‌دهد و سبب تمایز کار می‌شود.

هماهنگی: هدف اصلی شرکت تبدیل شدن به یک ابزار الزامی است که صاحبان کسب و کار عاشق استفاده کردن از آن هستند و یک نتیجه کلیدی دارد  و آن افزایش تعامل مشتریان و تهییج فروش است. اهداف شخصی هم با این هدف شرکت هماهنگ است.

نتایج کلیدی:

• نسخه‌ی آلفا را به ابزارهای هدف ارسال کنید تا بازخورد تست آلفا از ۱۰ مشتری اولیه تا تاریخ گرفته شود.
• برای بازاریابی لانچ اپلیکیشن، تا تاریخ Y عکس و فیلم تهیه کنید.
• نسخه‌ی بتا را تا تاریخ Z   منتشر کنید.
• سنجه‌های تعاملی DAU , MAU (کاربران فعال روزانه و ماربران فعال ماهانه) مشتریان بتا را محاسبه کنید.

و در طرف دیگر…

«سیندی»، یک مدیر حسابداری فروش

هدف: توسعه‌ی مهارت‌های بازاریابی

تشریح: با توسعه‌ی مهارت‌های فروش، فرصت‌های بیشتری برای معرفی محصول خواهم داشت و کسب و کارهای بیشتری را مشتری شرکت خواهم کرد.

هماهنگی: هدف شرکت افزایش رشد درآمد است که یک نتیجه کلیدی دارد: رشد ARR (نرخ بازدهی حسابداری) ثبت شده از XX میلیون دلار به YY میلیون دلار. هدف شخصی برای بهبود مهارت‌های بازاریابی با هدف اصلی شرکت هماهنگ است چون به سیندی کمک خواهد کرد به اهداف محول شده‌اش برسد . همچنین با هدف شرکت برای قوی کردن تیم نیز هماهنگ است.

نتایج کلیدی:

• مرور دوره‌های آموزشی از منابع آنلاین کوچینگ.
• انجام ۲ تمرین ۶۰ دقیقه‌ای با مدیر فروش، مرور حداقل ۲۰ مکالمه‌ی بازاریابی برای بررسی اینکه چه چیزی کارگر است و چه چیزی نیست.
• برگزاری یک جلسه نقش بازی کردن با «آلی» که بالاترین نرخ تبدیل ارتباط به ملاقات را در شرکت دارد.
• ۵ ارائه‌ی مختلف در مکالمه با مشتری را تمرین کنید تا خوش رفتاری، آرامش و تکنیک‌های دیگر را ارتقا دهید.
• افزایش نرخ تبدیل ارتباط به ملاقات از X% به Y% .

دیویس ساعت‌ها صرف سرهم کردن این طرح‌ها و یک سند اصلی در مورد فرآیند OKR ها کرد که قطعا قلمرو یک مدیرعامل است. همانطور که او در معرفی سند عنوان کرده است، OKR ها اهمیت حیاتی برای ما و هیئت مدیره ما دارند و برای شما هم باید مهم باشند. داشتن اهداف مشخص به خصوص آن‌هایی که به توسعه مهارت‌های شما گره خورده است بخش کلیدی توسعه شغلی در در سوایپلی است.

او هر فصل بر طبل OKR می‌کوبد. از زمان اجرای OKR ها، اول هر فصلی به صحبت در مورد آن‌ها اختصاص داده می شود. آغاز هر جلسه نتایج فصل قبل به سرعت مرور می‌شوند و باقی زمان صرف صحبت در مورد چگونگی بهبود استفاده از OKR ها و چرایی اهمیت آن‌ها می‌شود. بعد از گذراندن این بخش افراد اجازه دارند در مورد اهداف فصل بعدی صحبت کنند.

در طول این قسمت از جلسه دیویس از مدیران هر بخش می‌خواهد در مورد نحوه‌ی عملکردشان نسبت به OKR های گذشته و برنامه‌شان برای سه ماه بعدی صحبت کنند. دیویس می‌گوید: «همه باید در این جلسه درک روشنی از مسیر پیش روی شرکت داشته باشند و هیچ کس نباید تفهیم نشده از جلسه بیرون بیاید.»

قسمت دوم این مقاله را در لینک زیر مطالعه کنید:

چه کنیم که OKR در استارتاپمان واقعاً عملی شود؟ (قسمت دوم)