«فرانت» شرکت ارائه‌دهنده ابزارهای ارتباطی در محل کار، مایه حسودی همه استارتاپ‌های در حال رشد بوده است. از موفقیت‌های این استارتاپ در ۴ سال گذشته می توان به رسیدن به ۱۰۰ کارمند، جذب بیش از ۴۰۰۰ مشتری، جذب سرمایه ۸۰ میلیون دلاری و خرید مالکیت یک استارتاپ دیگر اشاره کرد.
با این وجود طبق گفته‌های «ماتیلد کالین»، هم بنیان‌گذار و مدیر عامل این استارتاپ، دلیل اصلی رشد برق آسای این شرکت این نیست که از همان روز اول (زمانی که در شتاب‌دهنده Y Combinator مستقر بودند) چشم‌انداز بزرگی داشته‌اند. برعکس، کالین در آن زمان نمی‌دانست که محصولشان به چه سمتی حرکت می‌کند و به شدت به قابلیت رشد شرکت شک داشت.
از نظر کالین یک ویژگی مهم باعث موفقیت این استارتاپ شد و آن هم نظم و انضباط بود.
نظم و انضباط همیشه یکی از موضوع‌های مورد تاکید کارآفرین‌های موفق است، چه وقتی یکی از نقل قول‌های معروفشان را در شبکه‌های اجتماعی می‌بینیم و چه وقتی در رویدادهای مختلف پای صحبتشان می‌نشینیم.
با وجود صحبت‌های جذابی که در مورد این ویژگی بیان می‌شود، کمتر کسی به عمق و جزییات آن می‌پردازد. کمتر پیش می‌آید که چنین صحبت‌هایی به چیزی فراتر از سخت‌کوشی ختم شود و تمام جزییات لازم برای منظم کردن فرآیند ایجاد شرکت بیان شود ولی کالین در این مورد استثنا است.
تمرکز و وسواس زیاد او برای افزایش کارایی عاملی بوده است که شرکت فرانت را به جلو رانده و در مسیر رشد شگفت‌انگیز این شرکت نقش بزرگی داشته است. نظم و انضباط ویژگی مهمی است که در تمام جنبه‌های زندگی او جریان دارد و می‌توان این موضوع را در ایمیل‌های بسیار دقیق، عادت‌های ارتباط‌های منظم، فرآیند جذب سرمایه به شدت سریع و تقویم کاری بسیار منظم او مشاهده کرد.
کالین در این مصاحبه انحصاری وارد جزییات و تاکتیک‌های موضوع نظم می‌شود و نشان می‌دهد که نظم و انضباط عامل مهم‌تری نسبت به داشتن چشم‌انداز است. او راهکارهای خود برای برقراری ارتباط، مدیریت زمان، جذب سرمایه و تیم‌سازی را بیان می‌کند و متن ایمیل‌هایی که برای منظم نگه داشتن کارها استفاده می‌کند را با ما به اشتراک می‌گذارد.
نظم و انضباط عامل موفقیت است نه چشم‌انداز
بسیاری از تیم‌ها در مراحل اولیه صدها ساعت زمان صرف می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که نقشه راه و مأموریت شرکت موردنظرشان تا حد ممکن قطعی هستند. روی کاغذ آوردن آنچه در سر دارید معمولاً نقطه شروع خوبی است و اغلب اوقات ایرادهای اولیه را نشان می‌دهد ولی فرانت با چنین رویکردی وارد بازار نشد.
به گفته کالین «فرانت در اوایل کار آنقدر شگفت‌انگیز یا حتی خوب هم نبود. به خاطر دارم زمانی که در Y Combinator بودیم، کسی به من گفت که ما بهترین شرکت آن دوره هستیم ولی مطمئن بودم که اشتباه می‌کند و ما را با یکی دیگر از استارتاپ ها اشتباه گرفته است. چهار سال پیش اصلاً به فکرم هم نمی‌رسید که بتوانیم به این اندازه رشد کنیم و هیچ برنامه‌ریزی خاصی برای این کار انجام نداده بودم؛ همه چیز به تدریج تکامل پیدا کرد».
به عنوان بنیان‌گذار یک استارتاپ موفق معتقدم نظم و انضباط نسبت به چشم‌انداز اهمیت بیشتری دارد.
بدون شک خیلی‌ها با این حرفم موافق نیستند اما نیروی محرک موفقیت فرانت این است که در تمام نقطه‌های مسیر حرکتمان به شدت منظم بوده‌ایم. البته این حرف به این معنی نیست که انگیزه و بلندپروازی نداشته‌ایم. بلکه به این معنی است که فشاری که بنیانگذاران برای برنامه‌ریزی بلندمدت و دقیق به خودشان وارد می‌کنند همیشه مفید یا واقع گرایانه نیست و قطعاً معیاری برای پیش‌بینی موفقیت در آینده به حساب نمی‌آید. چشم‌اندازی که برای جذب سرمایه سری B شرکتمان ارائه دادم تفاوت بسیار زیادی با ارائه دمو دی داشت. چیزی که اهمیت بیشتری داشت این بود که ما مصمم بودیم این ایده اولیه را از طریق اراده واقعی به یک شرکت حقیقی تبدیل کنیم.»
کالین می‌گوید: «می‌توان برنامه‌ای بسیار بلندپروازانه و دقیق داشت و مقصد نهایی را به وضوح مشخص کرد ولی به احتمال خیلی زیاد اشتباه‌هایی پیش خواهد آمد و تیم روی اولویت‌های اشتباه تمرکز خواهد کرد. کار کردن روی چشم‌انداز شرکت ضروری است اما بسیاری از تیم‌های نوپا زمان زیادی را صرف این کار می‌کنند. عاملی که در نهایت موفقیت را تعیین می‌کند این است که آیا به اندازه کافی منظم هستید یا نه».
کالین در ادامه بیشتر در مورد این ویژگی ضروری توضیح می‌دهد: « نظم و انضباط به معنی تمرکز کردن روی تنها چند کار محدود است که به طور باورنکردنی چالش برانگیز است چون کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد و همه چیز مهم به نظر می‌رسد اما در نهایت نظم و انضباط به معنی تمرکز کردن روی کار درست است و این یعنی اینکه باید دیدگاه روشنی در مورد موفقیت داشته باشید و بدانید چگونه آن را اندازه‌گیری کنید».
از نظر کالین چند پرسش اساسی وجود دارد که عناصر تشکیل‌دهنده نظم و انضباط را مشخص می‌کنند و بنیانگذاران استارتاپ ها باید به این پرسش‌ها پاسخ دهند تا ارزیابی دقیق‌تری از شرایط خود به دست آورند.
تعیین پیشرفت: از چه سنجه‌هایی برای اندازه‌گیری موفقیت شرکت خود استفاده می‌کنید؟ چگونه تیم خود را حول این سنجه‌ها متمرکز می‌کنید؟ چند وقت یک بار و با چه نظمی در مورد شرایط موجود به تیم گزارش می‌دهید؟
مدیریت زمان: آیا تقویم کاری‌تان واقعاً همراستا با اولویت‌های استارتاپ شماست؟ آیا فعالیتی وجود دارد که زمان کافی برایش صرف نکنید؟ آیا آنقدر منظم هستید که از کارها جدا شوید و کمی فاصله بگیرید؟
جذب سرمایه: سرمایه گذاران را چگونه مدیریت می‌کنید؟ آیا گزارش‌های منظم برای آن‌ها ارسال می‌کنید؟ ارائه خود را بهبود می‌دهید؟ فعالانه ارتباط‌های جدید ایجاد می‌کنید؟
تیم‌سازی: چه اقدامی برای بهبود مستمر محیط کارتان انجام می‌دهید؟ چگونه مطمئن می‌شوید که تمام افراد استخدام شده، با استانداردهای شما مطابقت دارند؟
هر یک از این چهار دسته معیار را می‌توان بهینه‌سازی کرد ولی طبق تجربه کالین کمتر کسی حاضر به انجام این میزان تلاش ذهنی است. به گفته او «اکثر افراد درگیر کارهای اجرایی و روزمره استارتاپ می‌شوند. ایجاد ذهنیتی منظم در انجام تمام کارها، از ارسال ایمیل به اعضای تیم تا ارائه به سرمایه‌گذار، به ظاهر ساده به نظر می‌رسد ولی تلاش زیادی لازم دارد و البته اثر بزرگی هم می‌گذارد.
اگر در مدیریت زمان نظم و انضباط نداشته باشید و پیشرفت شرکتتان را به دقت اندازه‌گیری نکنید، رسیدن به موفقیت به شدت سخت خواهد شد».
سه ایمیلی که هر بنیانگذاری باید ارسال کند
معمولاً وقتی استارتاپ‌های تازه‌کار سعی می‌کنند جایگاه مناسبی برای خود پیدا کنند، روی واضح‌ترین سنجه‌ها متمرکز می‌شوند ولی طبق تجربه کالین، صرفاً به دنبال پیشرفت بودن کافی نیست بلکه ارتباطات منظم منجر به شفافیت و مسئولیت‌پذیری لازم برای رسیدن به اهداف می‌شود.
این نوع نظم از نظر کالین مبتنی بر سه نوع ایمیل است که از همان روزهای اول شکل‌گیری شرکتش با انضباطی خاص برای همه ارسال کرده است. اولین مورد ایمیلی هفتگی به تمام افراد شرکت است، دومین مورد ایمیلی به افرادی است که مستقیم به او گزارش می‌دهند و سومین مورد ایمیلی ماهانه به سرمایه‌گذاران است. در ادامه نگاه دقیق‌تری به این ایمیل‌ها و تأثیرشان روی موفقیت شرکت فرانت خواهیم داشت.
ایمیل اول: به همه کاربران
موضوع: بهروزرسانی درآمد
مانند بسیاری از شرکت‌های نوپا، فرانت هم در روزهای اولیه وسواس زیادی برای افزایش درآمد خود داشت. «وقتی اعداد مربوط به درآمد به سمت بالا حرکت نمی‌کردند، به هیچ وجه نمی‌توانستیم بهانه‌تراشی کنیم. به همین دلیل بود که شروع به ارسال ایمیلی روزانه به تمام اعضای تیم کردم تا توجه‌شان را به این سنجه جلب کنم. در این ایمیل توضیح می‌دادم که دیروز چقدر درآمدمان افزایش پیدا کرده است، کدام کارها را درست انجام داده‌ایم و کدام کارها را اشتباه کرده‌ایم.
بعد از مدتی کوتاه، روند ارسال ایمیل را هفتگی کردم و از همان زمان تا به امروز، هر هفته این ایمیل را به کل اعضای شرکت ارسال کرده‌ام. ساختار این ایمیل همیشه یکسان است و در زمان تقریباً یکسانی از روز ارسال می‌شود و در چهار سال گذشته حتی یک بار هم پیش نیامده که این ایمیل را ارسال نکرده باشم.
در چند سال اول، این ایمیل را به تنهایی می‌نوشتم و احتمالاً حدود یک ساعت طول می‌کشید.» شاید عجیب به نظر برسد که بنیان‌گذار یک استارتاپ تازه‌کار برای ارسال یادداشتی هفتگی اینقدر زمان صرف کند ولی از نظرم این کار اهمیت حیاتی داشت. در آن شرایط سخت رشد، همه دقیقاً می‌دانستند که موفقیت چه معنایی دارد و تمام کارهایی که انجام می‌دادند را بر اساس تأثیری که روی افزایش درآمد داشت بررسی می‌کردند.
در ادامه، نمونه‌ای از ایمیل‌های هفتگی کالین به تیمش را آورده‌ایم.
تصویر زیر هم یکی از ایمیل‌های جدیدی است که کالین هر هفته برای اعضای تیمش ارسال می‌کند (البته بعضی اطلاعات محرمانه حذف شده‌اند).
از نظر کالین این نوع شفافیت با قدرت و فشار همراه است. به اشتراک گذاشتن همه اتفاق‌های خوب، بد و زشت باعث افزایش مسئولیت‌پذیری می‌شود و نیرویی پیشران است. اگر اعداد مربوط به سنجه‌ها کمتر از حد انتظار باشند، وسوسه خواهید شد که بهانه بیاورید، به دیگر نکته‌های مثبت دل ببندید یا حتی تا زمانی که شرایط بهتر شود اطلاعاتی در اختیار تیم قرار ندهید. یا ممکن است روی پروژه دیگری کار کنید تا مجبور نباشید به شرایط بد کارتان فکر کنید. اما اجازه انجام چنین کاری را ندارید.
روی یک سنجه واحد تمرکز کنید. اگر این سنجه بهبود پیدا نمی‌کند، در مقابل وسوسه‌ها مقاومت کنید و سراغ سنجه دیگری نروید. به مسیر خود ادامه دهید.
ایمیل دوم: به افراد تحت مدیریت مستقیم
موضوع: اهداف هفته
کالین اقدام دیگری برای افزایش مسئولیت‌پذیری تیم خود انجام می‌دهد. او هر هفته رأس ساعت ۱۰ صبح دوشنبه ایمیلی به افرادی می‌فرستد که تحت مدیریت مستقیم خود او هستند.
به سرعت تمام اهداف خود را برای آن هفته بیان می‌کنم. البته نباید همه وظیفه‌های این افراد را جزء به جزء برایشان شرح دهید. این ایمیل در واقع فرصتی است برای اینکه به آن‌ها بگویید چه هدفی برای شما مهم است و طبیعی است که این اهداف باید برای آن‌ها هم مهم باشند. به طور کلی، بهتر است که افراد تیم بدانند مدیرانشان زمان خود را صرف انجام چه کارهایی می‌کنند. به همین دلیل است که همه افراد به تقویم من دسترسی دارند و همچنین مجموعه‌ای اسلاید ساخته‌ام که نشان می‌دهد به عنوان مدیر عامل فرانت، وقتم را صرف انجام چه کارهایی می‌کنم. این عادت ارسال ایمیل همچنین الگویی برای دیگران است. اگر شروع به لغزش کنم یا اگر طی هفته به اهداف موردنظر نرسم، همه می‌فهمند که مشکلی وجود دارد.
در ادامه، نمونه‌ای از ایمیل کالین به افراد تحت مدیریتش آمده است.
ایمیل سوم: به سرمایه گذاران
موضوع: به روز‌رسانی ماهانه
یکی دیگر از ترفندهای مورد علاقه کالین برای منظم کردن ارتباط‌هایش این است که هر ماه ایمیلی به سرمایه‌گذاران فرانت ارسال کند. او می‌گوید: «چند سال بود که هر ماه ایمیلی با قالب یکسان برای سرمایه‌گذارها می‌فرستادم و تنها بعد از اینکه سرمایه سری B جذب کردیم، روال ماهانه را به سه ماه یک بار تغییر دادم».
در ادامه نمونه‌ای از ایمیل کالین به سرمایه‌گذارهایش آمده است.
حالا که کالین آن طرف میز قرار دارد و سرمایه‌گذاری هم انجام می‌دهد، اعتقاد بیشتری به این پیدا کرده است که تیم کارآفرین باید به سرمایه‌گذارها نشان دهد که تمرکز زیادی دارد.
او می‌گوید: «از زمانی که به عنوان فرشته‌ی سرمایه‌گذار شروع به کار کرده‌ام، اعتقاد بیشتری به این موضوع پیدا کرده‌ام. وقتی دو یا سه ایمیل بهروزرسانی شده از استارتاپی دریافت کنم، بلافاصله می‌توانم حدس بزنم که این شرکت چقدر موفق خواهد شد. برخی از آن‌ها فقط یک ایمیل ارسال می‌کنند و پس از آن چند ماه از آن‌ها بی‌خبر هستیم. بعضی‌ها هم هر ایمیل را با قالب یا سنجه‌های مختلفی ارسال می‌کنند. یا اینکه یک بار ادعا می‌کنند درآمد مهم‌ترین اولویتشان است و در جلسه بعد می‌گویند که می‌خواهند میزان تعامل کاربرها را افزایش دهند و در حال طراحی مجدد اپلیکیشن خود هستند. چنین حرف‌هایی بیشتر بهانه آوردن است. اگر به اندازه‌ای که باید درآمد ندارید، به سرمایه‌گذارها، اعضای تیم و مهم‌تر از همه خودتان بگویید که مشکلی وجود دارد و دوباره شروع به کار کنید».
ارتباط منظم به طور باورنکردنی قدرتمند است. اگر نمی‌توانید به سرمایه گذاران خود اطلاعاتی متمرکز و مستمر بدهید، احتمالاً یکی از آن استارتاپ‌هایی خواهید بود که
موفق نخواهند شد.
قسمت دوم این مقاله را در اینجا مطالعه کنید:
نظم و انضباط در موفقیت این کارآفرین حرف اول را می‌زند (قسمت دوم)