اگر یکی از اعضای تیم استارتاپ شما با اتوبوس تصادف کند چه اتفاقی برای شرکت می‌افتد؟! این سوال شاید در ظاهر خنده‌دار به نظر برسد اما در دنیای مدیریت کسب و کارها پدیده‌ای وجود دارد که از همین موضوع نشات گرفته است؛ پدیده‌ای به نام تئوری اتوبوس[۱]. تئوری اتوبوس به تحت تاثیر قرار گرفتن شرکت و احتمال شکست آن به دلیل جدا شدن ناگهانی یکی از اعضای تیم اشاره دارد.
به نظرتان چند نفر از اعضای تیم شما می‌توانند جدا شوند بدون اینکه شرکتتان در اثر فقدان دانش و شایستگی از کار بیفتد؟
وقتی یکی از اعضای تیم استارتاپ به صورت غیرمنتظره از آن جدا می‌شود فقدان تخصص او آسیب‌زننده خواهد بود. آشوبی در تیم راه می‌افتد و اگر شانس بیاورید و زمین نخورید مدتی طول خواهد کشید تا کارها را ضبط و ربط کنید و برای تخصص او جایگزین مناسبی پیدا کنید.
پس باید برای رویارویی با این نوع اتفاقات آماده باشید و برنامه‌ای برای خود داشته باشید. نکات زیر می‌تواند کمک‌کننده باشد:
نقش‌ها و وظایف را کاملا شفاف تعریف کنید
کم نیستند استارتاپ هایی که در آن‌ها وظایف به طور دقیق مشخص نشده و هر کس هر کاری که از دستش بر می‌آید برای پیشبرد کار انجام می‌دهد. در این حالت وقتی شخصی از تیم خارج می‌شود معلوم نیست کدام کارها انجام خواهد شد و کدام کارها بدون مسئول خواهد بود.
بهتر است برای مقابله با چنین مشکلی وظایف، مشخص و مکتوب باشند و با مراجعه به آن بتوان بخش‌های بدون مسئول را شناسایی کرد.
گلوگاه‌ها را مشخص کنید
می‌توانید برای لیست کردن وظایف از ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI) استفاده کنید و از تیم بخواهید تا آن را پر کنند. در این ماتریس، وظایف به چهار گروه مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع تقسیم شده است.
این ماتریس، نقش‌هایی که خالی هستند و تکمیل نشده‌اند را مشخص می‌کند. همچنین نقش‌هایی که فقط یک نفر انتخابشان کرده هم مشخص خواهد شد. به این ترتیب می‌توان بر اساس آن، روی برنامه‌های آموزش لازم و همینطور استخدام‌های مورد نیاز تمرکز کرد.
مستندات ایجاد کنید
وقتی دید روشنی نسبت به نقش‌ها و وظایف افراد پیدا کردید حال نیاز است که وادارشان کنید تا راهنمایی برای رویکرد پایه‌ای کارشان تهیه کنند. این راهنما در ابتدا پایه‌ای و کلی است و بیشتر شبیه یک چک لیست است اما به مرور زمان جزئیات آن بیشتر می‌شود. همراه با رشد کردن شرکت، این راهنما هم تبدیل به یک سند تمام و کمال می‌شود. با استفاده از آن می‌توان کارمندان جدید را آموزش داد و فشار را از روی افرادی که در حال کنار رفتن از کار هستند کم کرد.
هر زمان که چیزی یاد گرفتید یا کاری انجام دادید که ارزش اضافه شدن به شغلتان را داشت آن را یادداشت کنید. برای مثال اگر می‌خواهید یک نسخه پی‌دی‌اف از یک گوگل‌فرم تهیه کنید و ابزار خوب و جدیدی را برای این کار یافته‌اید، بنویسید که قصدتان از به کارگیری این ابزار چه بوده و چگونه نصبش کرده و از آن استفاده کرده‌اید.
هر وظیفه‌ای بیش از یک مسئول داشته باشد
باید حواستان به تاثیر تئوری اتوبوس باشد و هیچ‌کس را به تنهایی مسئول انجام یک کار نکنید. وقتی بیش از یک نفر در جریان یک کار قرار گیرد و مسئولیتش را بپذیرد دیگر نگران رخ دادن اتفاقات غیرمنتظره و از هم پاشیدن کار نخواهید بود.
متن اصلی این مقاله را می توانید در سایت Inc مطالعه کنید.
[۱] Bus Theory