یکی از چالش برانگیزترین موضوعاتی که در دنیای مدیریت و رهبری وجود دارد این است که می‌گویند مهم‌ترین گام برای تبدیل شدن به یک رهبر تاثیرگذار، مدیریت زمان و تقویم است.
برای رهبران کسب و کارها، مدیریت زمان و تقویم با توجه به مسئولیت‌ها و محدودیت‌های زمانی‌ای که دارند بسیار مشکل‌ساز است. زمان از دست رفته نه تنها دوباره برنمی‌گردد، بلکه مدیریت نکردن آن به طور استراتژیک می تواند به آسایش، تاثیرگذاری و عملکرد مدیران آسیب می‌زند.
در این رابطه مطالعه‌ای توسط hbr روی ۲۷ مدیرعامل برتر انجام شد. به کمک دستیاران اجرایی این مدیران عامل، بیش از ۶۰ هزار ساعت در طول سه ماه از تقویم آن‌ها پیگیری شد و داده‌های خام آنالیز شدند.
در نهایت به این نتیجه رسیدند که این مدیران از این ۶ استراتژی برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری خود استفاده می‌کنند:
- هم برای زمان‌های کاری و هم غیرکاری برنامه‌ریزی کنید
باید علاوه بر زمان‌های کاری، زمان‌های غیرکاری روزانه‌تان را هم مشخص کنید. ما فوق بشر نیستیم. یک استراحت ۱۰ دقیقه‌ای کسب و کارتان را ورشکسته نخواهد کرد. این وقفه‌های کوتاه به شما کمک می‌کند تا نفس بگیرید، کارهای بعدی را مرور کنید و قبل از اینکه پیش بروید تمرکز کنید. «وارن بافت» حتی برای مطالعه هم زمان‌بندی می‌کند.
علاوه بر این برای فعالیت‌های معمول روزانه‌تان مثل خواندن ایمیل‌ها، گرفتن لباس‌ها از خشکشویی، رفتن به باشگاه، رفتن به دنبال بچه‌ها و … هم برنامه‌ریزی کنید. به حساب آوردن این کارهای روزانه سبب می‌شود بتوانید برای باقی زمانتان برنامه‌ریزی کنید.
- بین جلسات فاصله ایجاد کنید
به یاد داشته باشید برای در نظر گرفتن تاخیرها بین جلسات فاصله بگذارید. کمتر جلسه‌ای به موقع شروع و تمام می‌شود. گاهی اوقات طولانی شدن صحبت‌ها لازم و مفید است. برای این موقعیت‌ها برنامه‌ریزی کنید تا مدام دیرتان نشود.
- استاد هنر واگذاری باشید
از کارهای غیرضروری اجتناب کنید. مدیران عامل اگر حواسشان نباشد ممکن است وقتشان با پاسخگویی به سوالاتی از داخل و خارج سازمان گرفته شود. این بخش جدایی‌ناپذیر از این موقعیت شغلی است اما تنها نقش یک مدیرعامل نیست. طراحی و ایجاد چشم‌انداز برای سازمان بسیار مهم‌تر از مباشرت در تصمیمات روزانه است.
شما به دو شیوه می‌توانید با این مشکل برخورد کنید: یا به تیم رهبری قدرت دهید تا عملیات روزانه را مدیریت کند و یا باید به طور منظم و بدون وقفه برنامه‌ریزی‌ها را در تقویمتان وارد کنید . وقتی برای برنامه‌ریزی زمان نگذارید سازمانتان با اهداف کوتاه‌مدت پیش خواهد رفت و مستعد بروز اختلال خواهد شد.
- خودتان را از روز قبل برای فردا آماده کنید
در انتهای هر روز خودتان را برای روز بعد آماده کنید. اگر به جای اینکه افکار و برنامه‌هایتان در مغزتان بچرخد آن‌ها را قبل خواب ثبت کنید بهتر خواهید خوابید. بنابراین هر روز این کار را انجام دهید.
- به توسعه‌ی خود و تیمتان زمان اختصاص دهید
حال که تقویمتان تحت کنترلتان است روی توسعه‌ی رهبری سرمایه‌گذاری کنید. با شناسایی مواردی که خود و تیمتان می‌تواند بهبود یابد شروع کنید.
در راه توسعه ممکن است مشکلاتی داشته باشید برای مثال شاید واگذاری اختیار سخت باشد چون ممکن است به قضاوت تیمتان اعتماد نداشته باشید، و یا وقتی می‌نشینید و برنامه‌ریزی می‌کنید نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید. از این رو استخدام یک مربی می‌تواند ارزش داشته باشد چون عملکرد شما و تیمتان را می‌تواند بهبود دهد.
وقتی پذیرای توصیه باشید یاد می‌گیرید که فرصت‌های جدیدی را شناسایی کنید و برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
- از ایمیل با احتیاط استفاده کنید
در جایگاه یک مدیر عامل، پاسخگویی به ایمیل زمان زیادی می‌طلبد و باید حواستان باشد که مانع کارهای اصلی‌تان نشود. مدیریت این کار باید مطابق با فرهنگ شرکتتان باشد اما بهترین راه برای پاسخگویی به ایمیل‌های داخلی صحبت کردن رو در رو یا تلفنی است. این روش نتیجه‌ی بهتری نسبت به نوشتن پاسخی سریع و غیرشفاف دارد.
صحبت کردن رو در رو با برخی از افرادی که از طریق ایمیل ارتباط گرفته‌اند سبب می‌شود به همه نشان دهید که راه‌های ارتباطی با شما باز است و همینطور فرصت این را به شما می‌دهد که افراد را بهتر بشناسید.
متن اصلی این مقاله را در سایت Inc مطالعه کنید.
در مقاله بعدی موضوع مدیریت زمان و نظم و انضباط کارآفرینان را به طور مفصل بررسی می کنیم و تجربیات یک کارآفرین موفق را که مدعی است داشتن نظم و انضباط مهم تر از داشتن چشم انداز است برایتان نقل می کنیم:
نظم و انضباط در موفقیت این کارآفرین حرف اول را می‌زند (قسمت اول)